Présentation du CNRS en tant qu'employeur : https://www.cnrs.fr/fr/le-cnrs
Les missions consistent à assister la responsable du Pôle Gestion des Usagers (PGU) du Service des Affaires Générales (SAG) de l'IRISA, d'une part dans la prise en charge administrative des personnes accueillies par l'IRISA, d'autre part dans ses missions d'assistante de direction ; et, par ailleurs, à renforcer ponctuellement les Pôles des Ressources Financières (PRF) et des Ressources Humaines (PRH).
Le poste est affecté au PGU et placé hiérarchiquement auprès de sa responsable.
I. AU TITRE DU PGU
.- Instruire les projets de convention pour l'accueil d'usagers et personnels extérieures à l'unité : stagiaires étudiants, collaborateurs extérieurs, bénévoles, etc.
- Gérer les gratifications de stage.
- Organiser l'accueil des personnalités invitées par l'unité.
- Mettre à jour les bases dédiées à ces accueils.
II. AU TITRE DE L'ASSISTANCE DE SERVICE
- Organiser la logistique de séminaires internes
- Prendre en charge l'instruction de déplacements
- Assurer l'intérim du secrétariat de direction
III. AU TITRE DU PRF
- Prendre en charge, à titre de renfort ponctuel, la gestion de commandes de l'unité.
- Mettre à jour les bases dédiées à la gestion des déplacements
IV. AU TITRE DU PRH
- Participer à la mise à jour des bases RH
CONNAISSANCES
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Techniques de communication
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
COMPETENCES OPERATIONNELLES
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
COMPETENCES COMPORTEMENTALES
Sens de l'organisation.
Polyvalence / adaptabilité.
Rigueur / fiabilité.
Sens relationnel.
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.