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Title |
Administrative Assistant
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| Mail |
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| Address |
Symbiose - Room A 103
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INRIA/Irisa - Campus de Beaulieu
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35042 RENNES Cedex - France
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| Tel |
+33 2 99 84 74 03
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| Fax |
+33 2 99 84 71 71
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| Current Position |
Administrative assistant of
Dream and Symbiose project teams
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Mon
activité
Mon
rôle est d'assurer l'interface entre les projets et les services administratifs
et techniques.
J'assure la gestion et la logistique de la vie de 2 projets
: DREAM
- SYMBIOSE
Mon
activité se décline en trois grands domaines :
GESTION
Gestion du personnel
-
Constitution
et suivi des dossiers des personnels non permanents (visiteurs français
ou étrangers, stagiaires, etc...)
-
Accueillir, informer
et orienter les personnels, les nouveaux arrivants et les visiteurs
Gestion et suivi des missions
-pour les membres
des projets et pour des agents extérieurs à l'IRISA se déplaçant
sur les crédits des projets dont j'ai la charge
- imputation sur l'une
des 3 tutelles de l'IRISA (INRIA, CNRS, Université de Rennes 1)
- Instruction des
missions France
- recherche des
itinéraires,
- formalités
administratives pour les inscriptions aux conférences,
- établissement
de la demande de mission à l'aide de de l'outil IziGFD
- Instruction des
missions à l'étranger
- constitution
du dossier complet (demande d'OM, formulaire d'inscription, programme
de la conf., etc...) pour transmission au bureau des missions.
- Soutenances de
thèse
- Prise de contact
avec les membres du jury pour détermination de l'itinéraire
et envoi des billets.
- Relation avec
les membres du jury le jour de la thèse pour récupération
des pièces justificatives
Participation au suivi budgétaire des contrats
- Suivi du budget
de chaque équipe de recherche
- Veiller à
l'imputation des missions sur les contrats à justifier
- Suivi des dépenses
à l'aide du logiciel business object
- Préparation
des fiches d'activités des agents travaillant sur des contrats
européens.
RELATIONS EXTERIEURES
Planifier, organiser et assurer le suivi des séminaires et rencontres
Participation à l'organisation de conférences nationales
et internationales concernant les projets (suivi du budget, suivi des
inscriptions, organisation de la logistique) en collaboration avec le service REV.
COMMUNICATION
Participation
à la conception des sites des équipes et mises à jour
Conception
de sites de conférences :
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